Hey Leute! Erinnert ihr euch an die Zeiten, in denen ein Post-it an den Monitor geklebt ausreichte, um euch an eine Aufgabe zu erinnern? Ich auch nicht. Wir leben im digitalen Zeitalter, und trotzdem ist unser Schreibtisch übersäht mit Zetteln, auf denen Dinge stehen wie „Milch kaufen“ oder „Steuererklärung machen“ – inmitten einer toxischen Beziehung mit einer Textdatei, die endlos erscheint und im digitalen Nirvana die Zeile 20.000 überschreitet. Lasst uns heute darüber sprechen, wie wir dieses Chaos mit Hilfe von „Getting Things Done“ (GTD) und ein paar cleveren Tools bändigen können.
Zu viele Aufgaben, zu wenig Hirn
Das menschliche Gehirn ist eine beeindruckende Maschine, aber sogar diese wunderbare Kreation der Evolution hat ihre Grenzen. Deshalb lassen wir den ganzen Kram nicht in unseren Köpfen herumschwirren, sondern lagern ihn aus. „Getting Things Done“ gibt uns eine Anleitung, wie man das macht, ohne eine Doktorarbeit darüber zu schreiben. Als Belohnung hat man das Hirn dann frei zum Nachdenken.
Die Tool-Box: Nein, nicht die aus dem Keller!
Es gibt zahlreiche Apps und Programme, die uns dabei unterstützen können, unser Leben zu organisieren. Evernote, Todoist, Trello – um nur einige zu nennen. Diese Tools sind so konzipiert, dass sie uns nicht nur erinnern, sondern auch aufzeigen, wie wir unsere Aufgaben am besten strukturieren können.
Vorteile der digitalen Liste
- Nie wieder Papierkrieg: Es braucht keinen Baum, um eine digitale Liste zu erstellen. Und ehrlich, wer liest sich den Zettelkram sowieso durch? Nicht einmal du selbst, nach einer Woche.
- Priorisierung ist King: Du kannst deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. So kannst du sicherstellen, dass du erst das Haus rettest, das brennt, bevor du dich um die Blumen im Garten kümmerst.
- Mobilität: Deine Liste ist immer dabei, ob auf dem Handy, Tablet oder Computer. Keine Ausreden mehr, du kannst sie nicht „vergessen“ – es sei denn, du vergisst dein Handy, aber das wäre wie Atmen zu vergessen, oder?
- Teilbarkeit: Du kannst deine Aufgaben teilen, delegieren oder sogar in der Öffentlichkeit präsentieren, wenn du der Meinung bist, dass alle wissen sollten, dass du endlich den Keller aufräumen willst
Was könnte schiefgehen?
Gut, du hast jetzt also eine hochmoderne, App-basierte Aufgabenliste. Ist damit alles perfekt? Natürlich nicht! Es gibt immer das Risiko, dass du mehr Zeit damit verbringst, deine Aufgabenliste zu pflegen als die eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Oder schlimmer noch, dass du beim Verschieben von Aufgaben in der App einen Endorphinschub bekommst und glaubst, du hättest tatsächlich etwas erreicht. Lass dich nicht täuschen!
Schnellkurs für die Faulen und Überwältigten
Wenn du den Post bis hier überstanden hast (und ich wette, dass du dabei mindestens einmal auf deine To-Do-Liste geschaut hast), fragst du dich jetzt sicher: „Und wie fange ich jetzt damit an?“ Tja, willkommen im Club der aufgeschobenen Aufgaben! Schnall dich an, hier kommt der Quick-and-Dirty-Guide, wie du vom Chaos-Genie zum GTD-Ninja wirst.
Schritt 1: Braindump, Baby!
Setz dich hin und schreib einfach alles auf, was dir durch den Kopf geht – von der Steuererklärung bis zur Beschaffung von Klopapier. Ich meine wirklich alles. Das befreit nicht nur deinen Kopf, sondern gibt dir auch die Illusion, du wärst produktiv. Und das, mein Freund, ist der erste Schritt zur Besserung.
Schritt 2: Sortieren und Priorisieren
Jetzt kommt der knifflige Teil. Du hast eine lange Liste und vielleicht schon ein schickes Tool. Jetzt musst du diese Liste in Kategorien einteilen. Fragen, die dir helfen könnten, sind: „Muss das jetzt passieren?“, „Ist das lebenswichtig oder nur ein weiteres ‚müsste, könnte, sollte‘?“ und „Was passiert, wenn ich das ignoriere?“ Die Antworten sollten dir helfen, deine Liste in eine erträgliche Form zu bringen. Erstelle mehrere Listen, wie „als nächstes“, „Projekte“, „Warten auf andere“, „Irgendwann vielleicht“, „kontaktieren“, und so weiter. Du wirst wissen, was du brauchst. Vergebe Termine und Deadlines, wo es nötig ist.
Schritt 3: Planen und Handeln
Jetzt, wo deine Liste aussieht wie das Drehbuch eines halbwegs spannenden Thrillers, ist es an der Zeit, zu handeln. Oh Überraschung, fange an, die Dinge tatsächlich zu erledigen. Nimm Aufgaben von oben aus „als nächstes“. Führe eine Input-Liste, wo alle spontanen Gedanken aufgenommen werden können (siehe Schritt 1). Diese ist bestenfalls immer erreichbar, und wenn es der Sprachassistent unter der Dusche ist. Sortiere mindestens täglich die Punkte unter „Input“ in die anderen Listen, erledige Kleinigkeiten dabei sofort. Das wichtigste ist, dass du wöchentlich die GANZEN Listen durchschaust. Mach dir dazu einen Regeltermin! Stimmen die Prios noch? Warte ich noch auf Dinge? Kommen Deadlines? Was sind die nächsten Steps aus meinen Projekten? Nur mit dieser Reflexion macht die ganze Konstruktion Sinn, aber es lohnt sich.
Der Kern der Sache
Im Wesentlichen ist „Getting Things Done“ eine glorifizierte Methode, deinen inneren Schweinehund zum Schweigen zu bringen und Dinge effizienter zu tun. Es geht darum, alle deine Aufgaben und Gedanken aus deinem Kopf und in ein System zu bekommen, das du regelmäßig überprüfst und aktualisierst. Und der wohl wichtigste Tipp: Nimm es nicht zu ernst. Wenn dein System mehr Arbeit als Nutzen ist, dann ist es Zeit, es zu überdenken.
Getting Things Done ist kein magischer Zauberstab, der deine Aufgaben für dich erledigt. Es ist eher ein Leitfaden, wie du den digitalen Papierkram minimieren und deine Zeit effizient nutzen kannst, um wirklich Dinge zu erledigen. Der einzige Weg, um wirklich „Things Done“ zu bekommen, ist immer noch, sich den Hintern aufzureißen und die Arbeit zu erledigen.
Also, ran an die Arbeit – oder besser gesagt, ran an das effiziente Organisieren deiner Arbeit. Du wirst überrascht sein, wie viel mehr Zeit du für das hast, was wirklich zählt: Die nächste Staffel deiner Lieblingsserie zu bingen, natürlich!
Bis zum nächsten Mal und vergesst nicht, es geht nicht nur darum, Dinge zu erledigen, sondern sie gut zu erledigen!
